Ofis taşımada iş kaybını azaltan sıralama
Bir ofisi cuma akşamı çıkarıp pazartesi çalışır hâlde teslim etmek plan işi. Hangi sırayla ilerlediğimizi yazdık.
Ofis taşımasında müşterinin ölçtüğü şey taşıma süresi değil, kaç saat çalışılamadığı. Bu yüzden planı taşımanın kendisinden çok, öncesi ve sonrası belirliyor.
Önce yeni adres hazır olacak
Yeni ofiste elektrik, internet ve ağ kablolaması taşınma gününden önce çalışır durumda olmalı. Masalar kurulup bilgisayarlar bağlandığında internet yoksa ekip pazartesi yine çalışamıyor. Bunu taşımadan bir hafta önce yerinde kontrol ediyoruz.
Numaralandırma
Her masa ve her dolap numaralanıyor, yeni ofisin planına aynı numaralar işleniyor. Koliler hangi masaya aitse o numarayı taşıyor. Boşaltmada kimse "bu kutu kimin" diye sormuyor; kutu kendi masasının yanına bırakılıyor.
Bilgisayarlar ve kablolar
Kasaların arkasındaki kablolar sökülmeden önce fotoğraflanıyor ve her demet etiketleniyor. Ekranlar kendi kutularında ya da köpük aralıklı sandıklarda taşınıyor. Sunucu ve ağ dolabı varsa bu kalem ayrı planlanıyor; kapatma ve açma sırası müşterinin kendi bilgi işlemiyle birlikte kararlaştırılıyor.
Evrak ve arşiv
Arşiv kutuları kilitli ve numaralı taşınıyor, teslimde liste karşılıklı imzalanıyor. Gizlilik gerektiren evrakta mühürlü kutu kullanıyoruz.
Gün seçimi
Çoğu ofis cuma akşamı çıkıyor, cumartesi kuruluyor, pazar günü müşterinin kendi ekibi son kontrolü yapıyor. Hafta içi taşınma da yapılabiliyor ama o zaman iki gün eksik çalışmayı baştan hesaba katmak gerekiyor.
Bir de anahtar ve erişim meselesi var. Yeni binada giriş kartı, asansör kullanım saati ve yük asansörü rezervasyonu çoğu iş merkezinde yönetime bağlı; hafta sonu çalışma için önceden izin isteniyor. Bunu taşımadan bir hafta önce yazılı olarak almak gerekiyor. Aksi durumda ekip sabah kapıda bekliyor ve planın tamamı kayıyor.
Kat planınızı ve personel sayısını gönderin; hangi gün, kaç kişiyle ve kaç saatte biteceğini yazılı verelim.
