ERP veya ön muhasebe programı web sitesine nasıl bağlanır?

ERP entegrasyonu, muhasebe veya üretim programınızdaki veriyle sitenizdeki verinin tek kaynaktan yürümesini sağlamaktır. Pratikte anlamı şu: stok miktarını, fiyatı ve cari bakiyeyi iki ayrı yere elle girmeyi bırakırsınız.

Bu iş kulağa basit gelir ama projelerin tıkandığı yer neredeyse hep aynı: hangi sistemin son sözü söyleyeceğine baştan karar verilmemiş olması.

Hangi veriler hangi yöne akar?

Her firmada biraz değişir, ama iskelet şudur:

Tablodaki en kritik satır stok. Çünkü stok yanlış görünürse satmadığınız malı satmış olursunuz ve bu hatayı telefonda özür dileyerek kapatmanız gerekir.

Ürün kartının sahibi kim olmalı?

Burada net bir tavsiyemiz var: ürünün sayısal verisi ERP'de, anlatımı sitede dursun.

Kod, birim, stok, fiyat, vergi oranı ERP'nin işi. Ürün açıklaması, teknik doküman, uygulama fotoğrafı, arama motoru için yazılan metin sitenin işi. Bu ayrımı yapmazsanız iki sonuçtan biri çıkar: ya ERP'ye kimsenin yönetemeyeceği uzun metinler girmeye çalışırsınız, ya da her aktarımda sitedeki güzel açıklamalar ERP'nin boş alanıyla ezilir.

İkinci hatayı sahada çok görüyoruz. Bir granit firmasında aylarca yazılmış ürün metinleri tek bir toplu aktarımda silinmişti, çünkü aktarım "açıklama alanını her seferinde ERP'den al" diye yazılmıştı.

Bağlantı teknik olarak nasıl kurulur?

Üç yöntem var ve hangisinin kullanılacağını programınız belirler.

Programın kendi API'siyle. En temizi. Program dışarıya veri alıp vermek için resmi bir kapı açıyorsa bu kapıyı kullanırız. Bazı paketlerde bu modül ek lisansa tabidir, satıcınıza sorun.

Ara veritabanı veya ara tablolarla. Program doğrudan konuşmuyorsa, ERP'nin yazabileceği bir alan açılır. ERP oraya verisini bırakır, site oradan okur. Tersi de aynı şekilde işler. Anlık değildir ama güvenlidir, çünkü kimse ERP'nin asıl tablolarına dokunmaz.

Dosya alışverişiyle. ERP belirli aralıklarla bir dosya üretir, site onu işler. İlkel görünür ve gecikmelidir, ama eski sürüm programlarda tek seçenek olabilir. Küçümsemeyin, doğru kurulduğunda yıllarca sorunsuz çalışır.

ERP'nin veritabanına doğrudan yazan çözümlerden uzak durmanızı öneriyoruz. Çalışır, ucuza gelir, sonra programın bir güncellemesinde tablo yapısı değişir ve ne olduğunu kimse anlamaz. Üstelik çoğu üretici bu durumda desteğini keser.

En sık nerede tıkanıyor?

Birkaç yıl içinde tekrar tekrar karşımıza çıkan başlıklar:

Ürün kodları uyuşmuyor. ERP'de kod boşluklu, sitede boşluksuz. Ya da ERP'de büyük harf, sitede küçük. Eşleştirme kuralı yazılmazsa ürünlerin bir kısmı hiç görünmez.

Varyantlar tek kalem sanılıyor. Bir çelik kapı modeli sekiz renk ve üç ölçüde satılıyorsa ERP'de bu 24 ayrı stok kartı olabilir, sitede ise tek ürün altında seçenek olmalı. Bu dönüşüm kuralı projenin en çok zaman alan parçalarından biri.

Stok rezervasyonu yok. Sipariş verildiği anda mal ayrılmıyorsa, aynı son ürünü iki müşteriye birden satarsınız. Sitede görünen miktar ile ERP'deki serbest miktarın nasıl hesaplanacağı yazılı olmalı.

Aynı sipariş iki kez düşüyor. Bağlantı koptuğunda sistem tekrar denerse, karşı tarafta iki kayıt oluşabilir. Her siparişe tekil bir numara verip ERP tarafında "bu numara zaten var mı" kontrolü yapılmalı.

Kimse hata kaydına bakmıyor. Entegrasyon sessizce durabilir. Başarısız aktarımlar bir yere yazılmıyor ve birine bildirim gitmiyorsa, sorunu müşteri şikâyetiyle öğrenirsiniz.

Projeye başlamadan önce ne netleşmeli?

Şu altı maddeyi yazılı hale getirmeden geliştirmeye başlamayın:

1. Hangi veri hangi sistemde doğru kabul edilecek
2. Ürün eşleştirmesi hangi alan üzerinden yapılacak
3. Fiyat listeleri cari gruplarına nasıl bağlanacak, iskonto kademeleri nasıl işleyecek
4. Stokta görünen rakam hangi formülle hesaplanacak
5. Aktarım hangi sıklıkta çalışacak ve gece toplu iş var mı
6. Hata olunca kime, nasıl haber verilecek

Bu maddeler kapsam belgesinin iskeletidir. Bizde bu belge çıkmadan fiyat verilmiyor, çünkü öncesinde verilen her rakam tahmin olur.

Aktarım ne sıklıkta çalışmalı?

Herkes "anlık olsun" der, sonra sunucu faturası gelir. Gerçekçi bir düzen kurmak için veriyi ihtiyacına göre ayırın.

Stok ve fiyat sık güncellenmeli, çünkü yanlış rakam doğrudan satışa dokunuyor. Ürün kartları ve açıklamalar günde bir kez yeterli. Cari bakiye, bayi panele girdiği anda canlı sorulabilir, sürekli aktarmaya gerek yok. Sipariş ise beklemez, oluştuğu anda gitmeli.

Bir de gece işini planlayın. Gün içinde başarısız olan aktarımların gece tekrar denendiği ve sabah bir özet raporunun geldiği bir düzen, çoğu firmada en pratik çözüm oluyor. Sabah o e-postaya bakan bir kişi olsun, kutu doldurup kimsenin okumadığı bir rapor işe yaramıyor.

Küçük bir firma için bu yatırım mantıklı mı?

Her zaman değil. Ayda otuz sipariş alıyorsanız ve ürün sayınız iki yüzün altındaysa elle giriş hâlâ daha ucuzdur. Entegrasyonun kendini ödediği eşik, tekrar eden giriş sayısının ve hata maliyetinin birlikte arttığı yerde başlar.

Bir ara çözüm daha var: her şeyi bağlamak yerine sadece en çok acıyan yeri bağlamak. Çoğu firmada bu stok ve fiyattır. Sipariş aktarımını elle bırakıp sadece bu ikisini otomatikleştirmek, maliyetin küçük bir kısmıyla faydanın büyük kısmını verir.

Peki mevcut sitem bağlanabilir mi?

Siteniz hazır bir altyapıda duruyorsa cevap altyapının dışarıya ne kadar izin verdiğine bağlı. Kapalı sistemlerde entegrasyon ya hiç yapılamaz ya da sağlayıcının kendi listesindeki programlarla sınırlı kalır.

Kendi yazılımınız varsa ve kaynak kodu elinizdeyse yol açıktır. Yoksa önce kodun devrini almanız gerekir. Bu konuyu ayrı bir başlık altında konuşmak gerekir, çünkü belgesiz devralınan yazılımlar genelde bir yenileme projesine dönüşür.

Kendi durumunuzu konuşmak için web yazılım hizmetimize göz atabilir, çalışma adımlarını süreç sayfasında görebilirsiniz. Bağlantının teknik tarafını merak ediyorsanız API nedir yazısı daha temelden başlıyor.