Özel yazılım ne zaman gerekir, ne zaman gerekmez?

Özel yazılım, sitenizde içerikten değil kuraldan söz ediliyorsa gerekir. Kullanıcıya göre değişen bir fiyat, bir yetki, bir onay sırası ya da bir hesaplama varsa hazır paket er geç tıkanır. Böyle bir kural yoksa özel geliştirmeye para harcamayın.

Bunu peşinen söylüyoruz çünkü bize gelen tekliflerin önemli bir kısmında ihtiyaç aslında hazır bir içerik yönetim sistemiyle karşılanabiliyor. Yanlış yatırımı sonradan düzeltmek, baştan doğru araca karar vermekten daha pahalı.

Hazır altyapı nerede yetmez?

Hazır sistemler bir varsayım üzerine kuruludur: herkesin işi aşağı yukarı aynı yürür. Ürün eklersiniz, fiyat yazarsınız, sepete atılır, ödeme alınır. Bu akışa uyan bir işiniz varsa hazır altyapıyla çalışmak hem hızlı hem ucuzdur.

Sorun, işinizin bu akıştan saptığı anda başlıyor. Birkaç somut örnek:

• Bayinize verdiğiniz fiyat, perakende müşteriye verdiğinizden farklı. Üstelik bayi başına da değişiyor.
• Ürününüz metrekareyle, kiloyla veya ölçüye göre satılıyor. Çelik kapı, granit levha, ambalaj filmi böyle. Sepette "1 adet" diye bir şey yok.
• Sipariş alındıktan sonra bir onay sırası var: teknik onay, sonra mali onay, sonra üretim planlama.
• Stok gerçekte ERP'nizde duruyor, sitede gösterilen rakam en fazla dünkü hali.

Bunların her biri hazır bir sisteme eklenti yığarak çözülmeye çalışılır. Bir süre yürür. Sonra eklentilerden biri güncellenmediği için kırılır ve kimse dokunmaya cesaret edemez.

Hangi belirtiler özel geliştirmeye işaret eder?

Aşağıdaki cümlelerden üç tanesini kendi firmanız için kuruyorsanız konuşacak bir şey var demektir.

"Aynı veriyi iki ayrı yere elle giriyoruz." Siteye bir, muhasebeye bir. Bu sadece zaman kaybı değil, hata kaynağı. İki kayıt er geç ayrışır ve hangisinin doğru olduğunu kimse bilemez.

"Şu dosyayı kaybedersek işimiz durur." Kritik bir Excel dosyası tek bir bilgisayarda duruyor ve o kişi izne çıkınca kimse bakamıyorsa, aslında yazılımınız var, sadece kırılgan.

"Bayi arayıp fiyat soruyor, biz de bakıp söylüyoruz." Günde on telefon ediyorsa yılda iki bin buçuk telefon eder. Bu iş bir ekranda çözülür.

"Sistem bunu yapamıyor, biz de not alıp elle düzeltiyoruz." Yazılım iş akışınıza uymadığında insanlar etrafından dolaşır. Bu dolanmalar birikince sistem zaten kullanılmıyor demektir.

Hazır ile özel arasındaki fark tam olarak ne?

Tablodaki son iki satır genelde atlanır ama karar anında en çok bunlar konuşulmalı. Hazır altyapı kullanırken sağlayıcı fiyat politikasını değiştirirse ya da hizmeti kapatırsa seçeneğiniz sınırlıdır. Özel yazılımda kod sizin olur, ama bakım da sizin derdiniz olur. İkisi de bedava değil, sadece maliyet farklı yere düşer.

Özel yazılımın maliyetini ne belirler?

Ekran sayısı değil. İş kuralı sayısı.

Yirmi ekranlı ama her ekranı liste ve form olan bir panel, beş ekranlı ama her ekranı farklı rollere farklı şeyler gösteren bir panelden ucuza çıkar. Çünkü ikincisinde her kuralın test edilmesi gerekir: bayi kendi siparişini görebilmeli, komşu bayininkini görmemeli, bölge müdürü ikisini de görmeli, ama fiyat maliyetini kimse görmemeli.

Maliyeti büyüten diğer kalemler şunlar: başka bir sisteme bağlanmak (ERP, kargo, e-fatura), mevcut veriyi taşımak, çok dilli çalışmak, yüksek eş zamanlı kullanıcı sayısı. Bunların hiçbiri imkânsız değil, hepsi sadece süre demek.

Bu yüzden kapsam belgesi çıkmadan fiyat vermiyoruz. Öncesinde söylenen her rakam tahmin olur ve genelde iki taraf da yanılır.

Ortadaki yol var mı?

Var ve çoğu firma için en doğrusu bu: hazır sistemi ayakta tutup sadece tıkanan yeri özel yazmak.

Örneğin ürünleriniz hazır bir mağaza altyapısında dursun, ama bayi fiyatlarını ve sipariş onayını ayrı bir panelde yönetelim. İkisini bir bağlantıyla konuşturalım. Böylece hem hazır sistemin bakımından kurtulmuş olursunuz hem de tek derdiniz olan yere yatırım yaparsınız.

Bu yaklaşımın bir şartı var: hazır sistemin dışarıya veri açması gerekir. Bazı altyapılar bunu kapalı tutar. Karar vermeden önce sağlayıcınıza "verilerimi program aracılığıyla çekebiliyor muyum" diye sorun. Cevap hayırsa ortadaki yol kapalıdır.

Karar vermeden önce neyi cevaplamalısınız?

Kendi kendinize sorun, cevaplarını yazın. Teklif alırken de aynı listeyi kullanın.

1. Bu sistemi kimler kullanacak ve her biri neyi görebilecek?
2. Şu an bu işi hangi araçla yapıyoruz ve tam olarak nerede takılıyoruz?
3. Hangi verinin doğru kopyası nerede duracak? Site mi, muhasebe mi?
4. Bir yıl sonra ne değişecek? Bayi sayısı artacak mı, yeni ürün grubu gelecek mi?
5. Bu yazılımı kim güncelleyecek ve bütçesi ayrıldı mı?
6. Yazılım çalışmazsa işimiz durur mu, yoksa eski yöntemle devam edebilir miyiz?

Beşinci soruyu boş bırakan projelerin çoğu iki yıl sonra kullanılmaz hale geliyor. Yazılım bir kere alınıp rafa konan bir şey değil, bakımı olan bir demirbaş.

Peki gerçekten gerekmeyen durumlar hangileri?

Açık konuşalım, şu durumlarda bize gelmenize gerek yok:

Siteniz bilgi gösteriyor, form topluyor ve ara sıra yazı yayınlıyorsa hazır bir içerik yönetim sistemi yeterli. Ayda birkaç sipariş alıyorsanız mağaza altyapısı yeterli. Süreciniz Excel'de yürüyor ama üç kişi kullanıyor ve kimse zorlanmıyorsa, Excel yeterli. Bir şeyin yazılıma dönüşmesi için önce tekrar eden, insan hatasına açık ve zaman yiyen bir iş olması lazım.

Tersine, bu üç şartı sağlayan bir işiniz varsa özel geliştirme genelde kendini birkaç ay içinde ödüyor. Ödeme, kurtarılan zamandan ve azalan hatadan geliyor.

Nereden başlanır?

Kapsam görüşmesiyle. Bizde bu görüşme ücretsiz ve sonunda elinizde bir belge oluyor: hangi ekranlar var, kim ne görüyor, veri nerede duruyor, hangi sistemlere bağlanıyor. Bu belgeyle başka firmalardan da teklif alabilirsiniz, hiçbir itirazımız olmaz. Elinizde ortak bir tarif olmadan alınan teklifler karşılaştırılamaz.

Web yazılım hizmetimizi inceleyebilir, çalışma biçimimizi süreç sayfasından okuyabilirsiniz. Hazır altyapı ile özel geliştirme karşılaştırmasının içerik yönetimi tarafını WordPress mi özel yazılım mı yazısında ayrıca ele aldık. Sorunuz varsa bize yazın.