Kargo entegrasyonu nedir, nasıl yapılır?

Kargo entegrasyonu, siparişin kargo firmasının sistemine elle girilmeden kaydedilmesi ve takip numarasının otomatik geri gelmesidir. Barkodu siz basarsınız, müşteriye bildirimi sistem gönderir.

Günde beş gönderi yapıyorsanız buna gerek yok, kargo firmasının kendi web ekranından girmek yeterli. Günde kırk gönderide ise elle giriş bir kişinin yarım gününü yiyor ve her yirmi kayıtta bir adres hatası çıkıyor.

Entegrasyonla tam olarak ne otomatikleşiyor?

Sırayla:

1. Sipariş ödendi olarak işaretlenir
2. Sistem kargo firmasına gönderi kaydı açar, alıcı adresini ve paket bilgisini yollar
3. Karşı taraftan takip numarası ve barkod gelir
4. Barkod yazıcıdan çıkar, paketin üstüne yapıştırılır
5. Takip numarası siparişe işlenir, müşteriye mesaj gider
6. Gönderinin durumu değiştikçe (şubede, dağıtımda, teslim) sipariş ekranında güncellenir
7. Teslim edilemeyen ve iade dönen gönderiler ayrı bir listede toplanır

Altıncı ve yedinci maddeler genelde atlanıyor. Oysa asıl iş yükü orada. Müşteri "kargom nerede" diye aradığında cevabı sipariş ekranında görmek, kargo firmasının sitesine girip numara aramaktan hızlı.

Tek kargo firmasıyla mı çalışmalı?

Tek firmayla çalışmanın avantajı pazarlık gücü ve tek muhatap. Dezavantajı, o firmanın zayıf olduğu bölgelerde teslimatın aksaması ve grev, yoğunluk gibi dönemlerde elinizde alternatif olmaması.

Birden fazla firmayla çalışacaksanız kargo seçim kuralını yazılı hale getirin. Örneğin "beş desinin altı A firması, üstü B firması" ya da "Doğu illeri C firması" gibi. Kural yoksa seçim depo görevlisinin insiyatifine kalır ve maliyet takip edilemez.

Entegratör kullanmak mantıklı mı?

Entegratör, birden çok kargo firmasını tek bir bağlantı arkasında toplayan aracıdır. Siz tek yere bağlanırsınız, o size beş firmayı açar.

Mantıklı olduğu durum: üç ve üzeri kargo firmasıyla çalışacaksanız, ya da kargo firmalarıyla doğrudan sözleşme yapacak hacminiz yoksa. Entegratörler toplu hacim üzerinden anlaşma yaptıkları için küçük firmalara tek başına alamayacakları fiyatı verebiliyor.

Mantıklı olmadığı durum: tek firmayla çalışıyorsunuz ve iyi bir anlaşmanız var. O zaman araya bir katman koymanın anlamı yok, hem maliyet hem de bir arıza noktası ekler.

Entegratörle çalışacaksanız şunu sorun: sözleşme bittiğinde gönderi geçmişi verisini alabiliyor musunuz? Bu veri iade analizlerinde ve bölge bazlı maliyet hesabında işinize yarar.

Kargo ücreti nasıl hesaplanır?

Türkiye'de kargo fiyatlandırması ağırlık ve desi ikilisi üzerinden yürüyor. Desi, paketin kapladığı hacmi ağırlık cinsinden ifade eden bir ölçü. Hafif ama hacimli ürünlerde ücret desiye göre çıkar.

Bu yüzden sitenizdeki her ürüne en az iki bilgi girmelisiniz: net ağırlık ve paketli ölçüleri. Bunlar girilmezse kargo ücreti ya yanlış hesaplanır ya da sabit bir rakamla geçiştirilir. Sabit rakam, küçük ürünlerde müşteriyi kaçırır, büyük ürünlerde sizi zarara sokar.

Kutulama kuralı da düşünülmeli. Üç ürün aynı siparişteyse tek kutuya mı giriyor, ayrı mı? Tek kutuya giriyorsa toplam desiyi hesaplayan bir kural gerekir. Çok kalemli siparişte bu hesap kabaca yapılır ve sevkiyat sırasında düzeltilir, bunu kabul etmek gerekiyor.

Ağır ve hacimli ürün satan üreticilerde kargo yerine nakliye devreye girer. Granit levha, çelik kapı, palet ambalaj gibi ürünlerde sitede kargo ücreti göstermek yerine "sevkiyat bedeli teklifle bildirilir" demek daha doğru. Yanlış hesaplanmış bir kargo ücreti, hiç ücret göstermemekten kötü.

Teslimat süresi nasıl gösterilir?

Müşterinin en çok sorduğu soru bu, dolayısıyla ürün sayfasında görünmeli. Ama taahhüt verirken dikkatli olun.

Kullanılabilir bir kalıp: "Saat 14:00'e kadar verilen siparişler aynı gün kargoya verilir." Bu sizin kontrolünüzdeki kısım. Kargonun kaç günde teslim edeceği sizin kontrolünüzde değil, o yüzden tahmini aralık olarak yazın ve kargo firmasının süresi olduğunu belirtin.

Stokta olmayan ürünlerde tedarik süresi ayrı gösterilmeli. "Stokta yok" yazan bir ürün sepete eklenebiliyorsa, müşteri ne zaman geleceğini bilmeden sipariş vermiş olur ve sonuç iptal olur.

Müşteriye hangi bildirimler gitmeli?

Kargo süreci müşteri için belirsizlik dönemidir ve çoğu telefon bu belirsizlikten doğuyor. Üç bildirim gönderirseniz aramaların önemli kısmı kesiliyor.

Birincisi kargoya verildiğinde gider ve takip numarasını içerir. İkincisi dağıtıma çıktığında gider, bu bilgiyi kargo firmasının sisteminden alırsınız. Üçüncüsü teslim edildiğinde gider, böylece teslim alınmayan gönderiler erkenden fark edilir.

Bildirim kanalı olarak e-posta ve kısa mesaj birlikte düşünülebilir. Kısa mesaj ücretlidir, o yüzden hangi aşamada gönderileceğine karar verin. Çoğu firmada ilk ve üçüncü bildirim mesajla, ortadaki e-postayla gidiyor.

Entegrasyonu kurarken hangi hatalar çıkıyor?

Adres alanları uyuşmuyor. Kargo firmaları il ve ilçeyi kendi kodlarıyla ister. Siteden serbest metin olarak gelen "İst." veya "Kadıköy/İstanbul" gibi girdiler eşleşmez. Adres formunda il ve ilçe seçimli liste olmalı.

Telefon biçimi reddediliyor. Başında sıfır olan, boşluklu, parantezli numaralar karşı sistemde hata verir. Kayıt anında temizlenmeli.

Aynı sipariş için iki barkod basılıyor. Kayıt açma isteği tekrarlanırsa ikinci bir gönderi oluşur ve ikisi de faturalanır. Sipariş numarası üzerinden kontrol şart.

Hata sessizce yutuluyor. Kargo sistemi cevap vermediğinde sipariş "kargolandı" görünüyor ama ortada gönderi yok. Başarısız kayıtlar ayrı bir listede toplanmalı ve birine bildirim gitmeli.

İade süreci düşünülmemiş. Müşteri iade etmek istediğinde iade kodu üretilmesi ve kargo firmasından alınması gerekiyor. Bu akış yazılmazsa iadeler telefonla yürür.

Nereden başlanır?

Önce kargo sözleşmesi. Entegrasyon için firma size bir müşteri kodu ve erişim bilgisi verir, bunlar olmadan geliştirme başlayamaz. Sözleşmede şunları netleştirin: hangi bölgelere hizmet, desi hesabı nasıl yapılıyor, hasar ve kayıp durumunda sorumluluk, iade gönderilerinin ücretlendirmesi.

Sözleşme elinizdeyse teknik taraf çoğu projede birkaç günlük iştir. Uzayan kısım neredeyse hep ürün verisinin eksikliğinden kaynaklanıyor: ağırlık ve ölçü girilmemiş ürünleri tamamlamak günler alabiliyor.

Mağazanızın tamamını kurmayı e-ticaret hizmet sayfamızda anlattık. Ödeme tarafı için sanal POS seçimi yazısına, kurulumun tamamı için e-ticaret sitesi kurma rehberine bakabilirsiniz.