İyi bir yönetim paneli nasıl olmalı?

Yönetim paneli, sitenizin içeriğini ve verisini sizin yönettiğiniz ekrandır. Ziyaretçi görmez ama siz her gün görürsünüz, dolayısıyla sitenin en çok kullanılan parçası aslında burasıdır.

Buna rağmen tekliflerde genelde tek satırla geçiliyor: "yönetim paneli dahildir." Paneli teslim aldıktan iki hafta sonra "burada şu neden yok" diye sorulmasının sebebi bu belirsizlik.

Neden panelin tasarımı önemli?

Basit bir hesap. Sitenizi ziyaretçi ayda bir kez açıyor olabilir. Siz paneli günde beş kez açıyorsunuz. Bir ürün eklemek altı tıklama yerine on iki tıklama sürüyorsa, bu fark yıl sonunda gerçek bir zaman kaybına dönüşüyor.

İkinci sebep daha ciddi: kullanılmayan panel, güncellenmeyen site demek. Kullanması zor bir arayüz verildiğinde insanlar oraya girmeyi bırakır, içerik eskir, sonra siteyi kimse ciddiye almaz.

Hangi ekranlar olmazsa olmaz?

Firmaya göre değişir ama şu iskelet her panelde bulunmalı:

• Giriş ve oturum yönetimi. Şifre sıfırlama gerçekten çalışmalı, "bize yazın sıfırlayalım" bir çözüm değil
• İçerik listeleri. Arama, filtreleme ve sayfalama ile. Beş yüz kayıt olduğunda düz liste işe yaramaz
• Kayıt ekleme ve düzenleme formu. Zorunlu alanlar belli, hata mesajları anlaşılır
• Yayın durumu. Taslak, yayında, arşiv. Yarım kalan kaydın canlıya çıkmaması için
• Görsel yükleme ve kırpma. Boyut sınırı ve kabul edilen dosya türleri yazılı olmalı
• Kullanıcı ve rol yönetimi
• İşlem kaydı. Kim ne zaman neyi değiştirdi
• Yedekten dönüş için en azından bir kayıt geçmişi

Son iki madde en çok atlanan ve en çok aranan ikili. Bir fiyat yanlış güncellendiğinde "bunu kim değiştirdi" sorusunun cevabı yoksa tartışma büyür.

Rol ve yetki nasıl kurulur?

Rol, bir kişinin ne yapabileceğini belirleyen etikettir. Yetki ise o etikete bağlanmış izinlerin listesi.

Çoğu KOBİ için üç rol yeter:

Daha karmaşık yapılarda roller bölümlere göre ayrılır: satış siparişi görür, üretim planlamayı görür, muhasebe cariyi görür. Bu ayrımı yaparken tek bir kurala dikkat edin. Yetki kontrolü sunucuda yapılmalı, arayüzde düğmeyi gizlemek yetki değildir. Düğme gizliyken adresi bilen biri o sayfaya yine ulaşabilir. Teklif alırken bunu sorun: "Yetki denetimi nerede yapılıyor?"

Panelde neler kötü tasarlanır?

Sahada en sık gördüğümüz kusurlar:

Her şey tek sayfada. Kırk alanlı bir form, hangisini doldurmanız gerektiğini söylemeden karşınıza çıkıyor. Doğrusu, zorunlu alanları üstte toplayıp gerisini açılır bölümlere koymak.

Silme işlemi geri alınamıyor. Yanlışlıkla silinen bir ürünle birlikte fotoğrafları, yorumları ve geçmiş siparişteki bağlantısı da gidiyor. Doğrusu, silmek yerine arşive almak ve gerçek silmeyi sadece yöneticiye bırakmak.

Kayıt sırasında ne olduğu anlaşılmıyor. Kaydet düğmesine basılıyor, sayfa bir şey söylemiyor. Kullanıcı ikinci kez basıyor, iki kayıt oluşuyor.

Mobilde açılmıyor. Panel masaüstü için yazılmış ama fuarda telefonla girmeniz gerekiyor. En azından listeler ve durum güncellemeleri telefonda çalışmalı.

Arama yok. Ürün sayısı arttıkça panel kullanılamaz hale geliyor. Arama, koda ve ada göre çalışmalı, Türkçe karakter farkını yok saymalı. "ÇELIK" yazan da "celik" yazan da aynı sonucu bulmalı.

Kendi panelimiz mi olsun, hazır sistem mi?

Bu sorunun cevabı içeriğin karmaşıklığına bağlı.

Sitede yazı, hizmet sayfası ve iletişim formu varsa hazır bir içerik yönetim sistemi işinizi görür. Bunun için özel panel yazdırmak para israfı olur.

Ama panelde iş kuralı çalışacaksa, yani sipariş onaylanacak, stok düşecek, fiyat hesaplanacak ya da kullanıcıya göre farklı veri gösterilecekse, hazır sistemin eklentileriyle bunu kurmak genelde daha pahalıya patlıyor. Eklentiler birbiriyle çakışıyor, güncelleme kırılıyor ve kimse dokunmaya cesaret edemiyor.

Ayrımı nasıl yapacağınızı özel yazılım ne zaman gerekir yazısında daha ayrıntılı ele aldık.

Teslim alırken neye bakmalıyım?

Panel teslim edilirken şu sekiz maddeyi tek tek deneyin. Kâğıda yazıp yanınızda götürün.

1. Yeni bir kullanıcı açın, rolünü kısıtlayın ve o kullanıcıyla girip kısıtlı sayfayı açmayı deneyin. Açılıyorsa yetki kontrolü eksik
2. Şifrenizi unuttunuz varsayıp sıfırlama akışını baştan sona çalıştırın
3. Büyük bir görsel yükleyin. Hata mesajı anlaşılır mı, yoksa sayfa donuyor mu
4. Bir kaydı silin ve geri almayı deneyin
5. Aynı kaydı iki farklı sekmeden aynı anda düzenleyin. Sistem uyarıyor mu, yoksa biri diğerini sessizce eziyor mu
6. Listede beş yüz kayıtken arama ve filtre hâlâ çalışıyor mu
7. Telefondan girin, en sık yaptığınız işi telefonda yapabiliyor musunuz
8. İşlem kaydına bakın, yaptığınız değişiklikler orada görünüyor mu

Bu sekiz maddeyi geçen bir panel size uzun süre sorun çıkarmaz.

Paneli kaç kişi kullanacak?

Bu soruya "bir kişi" diye cevap verilen projelerin çoğunda altı ay sonra üç kişi giriyor ve hepsi aynı hesabı paylaşıyor. Paylaşılan hesap, işlem kaydını anlamsız kılıyor ve biri işten ayrıldığında şifreyi herkes için değiştirmek gerekiyor.

Baştan kişi başına bir hesap açın. Maliyeti yok, sadece alışkanlık meselesi. Kimin ne zaman ne yaptığını görebilmek, bir tartışmayı dakikalar içinde bitiriyor.

Panelde rapor olsun mu?

Çoğu firma panelde rapor ister, sonra o ekranlara hiç bakmaz. Sebebi şu: rapor, sorusu belli olmadan yazıldığında yalnız bir tablo olarak kalıyor.

Önce soruyu yazın. "Bu ay hangi ürün grubu ne kadar sattı" bir sorudur. "Satış raporu" değildir. Soruyu netleştirdiğinizde çoğu zaman iki veya üç ekranın yeterli olduğunu görürsünüz.

Bir de dışa aktarma düğmesini unutmayın. Muhasebeci ya da yönetici sayıyı kendi tablosuna alıp oynamak ister. Panelde her listenin altında bir indirme seçeneği olması, sonradan istenen onlarca özel rapordan sizi kurtarıyor.

Eğitim ve doküman kim verecek?

Panelin teslimi, ekranların bitmesiyle tamamlanmaz. Paneli kullanacak kişiye anlatılması ve elinde bir kılavuz kalması gerekir.

Kılavuzun uzun olması gerekmiyor. Sık yapılan beş işin ekran görüntülü anlatımı çoğu firmaya yetiyor. Bunu teslimat listesine yazdırın, sonradan istemek zor oluyor.

Panelin nasıl çıktığını görmek isterseniz çalışma sürecimize bakabilir, kendi işiniz için ne gerektiğini konuşmak üzere bize yazabilirsiniz.