Bayi paneli nedir, hangi firmaya gerçekten lazım olur?

Bayi paneli, bayilerinizin kendi şifresiyle girip kendine özel fiyatı gördüğü ve sipariş geçtiği kapalı bir satış ekranıdır. Dışarıdan bakan kimse ne fiyatları görür ne de ürün listesini.

Şunu baştan söyleyelim: on bayisi olan ve haftada iki sipariş alan bir firma için buna gerek yok. Telefon ve WhatsApp yeter. Panel, sipariş trafiği elle takip edilemez hale geldiğinde anlamlı olur.

Perakende mağazadan farkı ne?

Aynı şey sanılır ama iş kuralları taban tabana zıttır.

En çok karıştırılan yer ödeme. Bayi kartla ödemez, cari hesabından çalışır. Yani panelin kredi limitini bilmesi ve limit dolduysa siparişi bekletmesi gerekir. Bu tek kural bile hazır mağaza altyapılarının çoğunu devre dışı bırakır.

Bayiler bunu gerçekten kullanır mı?

Dürüst cevap: ilk aylarda bir kısmı kullanmaz. Yirmi yıldır telefonla sipariş veren bir bayi, ekrana geçmek için sebep ister.

Kullanımı artıran şeyler sahada şunlar oldu:

Bayi kendi cari ekstresini panelden görebiliyorsa giriyor. Borcunu ve ödemelerini görmek için giren kişi, oradayken sipariş de geçiyor. Fiyat listesi panelde güncel ve telefonda söylenenle aynıysa güveniyor. Bir kere farklı fiyat duyarsa panele bir daha bakmıyor. Geçmiş siparişini tek tuşla tekrar edebiliyorsa iş kolaylaşıyor, çünkü çoğu bayi her ay benzer şeyi alıyor. Siparişin hangi aşamada olduğunu görebiliyorsa telefon etmiyor.

Bunun tersi de doğru: panel yavaşsa, mobil telefonda düzgün açılmıyorsa ya da ürünü bulmak zorsa kimse kullanmaz. Panel sahada, tozlu bir depoda, tek elle kullanılıyor. Tasarımı buna göre yapılmalı.

Hangi ekranlar olmalı?

Asgari set şu:

• Giriş ve şifre sıfırlama. Hesaplar sizin tarafınızdan açılır, kendiliğinden kayıt yok
• Ürün listesi ve arama. Kod, ad ve teknik özellikle arama çalışmalı
• Ürün ayrıntısı. Bayiye özel fiyat, kademeli iskonto, birim ve minimum sipariş miktarı
• Sepet ve sipariş geçmişi. Eski siparişi kopyalama düğmesiyle
• Cari ekstre ve bakiye. Borç, alacak, vadesi gelen tutar
• Fatura ve irsaliye listesi, indirilebilir hali
• Sevkiyat takibi. Kargo veya nakliye bilgisi
• Bayi kullanıcıları. Bir bayide iki kişi çalışıyorsa ikisine ayrı giriş

Bunların üstüne firmaya göre eklenenler: teknik doküman arşivi, kampanya duyuruları, garanti ve servis talebi açma, hedef ve prim takibi.

Kendi tarafınızda da bir yönetim ekranı gerekir: bayi tanımlama, fiyat listesi atama, sipariş onaylama, limit yönetimi. Bu tarafın nasıl kurgulanacağını yönetim paneli yazısında ayrıca anlattık.

Fiyatlandırma nasıl kurulur?

Bu işin en çetrefil kısmı. Türkiye'de üretici firmaların fiyat yapısı genelde şu katmanlardan oluşur:

Liste fiyatı en üstte durur. Altında bayi grubuna göre iskonto vardır: A grubu bayi yüzde şu kadar, B grubu şu kadar. Onun altında miktar kademesi gelir, belirli tonajın üstünde ek iskonto. Bir de özel anlaşmalar vardır: filanca bayiyle şu ürün grubunda ayrı konuşulmuştur.

Panel bu katmanları sırayla uygulayabilmeli ve sonucu bayiye tek bir rakam olarak göstermeli. Bayi iskonto matematiğiyle uğraşmak istemez, net fiyatı görmek ister.

Kur farkı olan ürünlerde bir katman daha eklenir: fiyat dövizle tutuluyorsa hangi kur, hangi anda sabitlenecek? Sipariş anında mı, sevkiyat anında mı? Bu kural yazılı değilse ilk kur hareketinde tartışma çıkar.

ERP'ye bağlanması şart mı?

Şart değil ama bağlanmayan panel yarım kalır. Stok ve cari bakiye ERP'de duruyorsa, panel bunları oradan okumadıkça gösterdiği rakamlar dünden kalma olur.

Bağlantısız çalıştırmanın makul olduğu tek durum: ürün sayısı az, fiyatlar seyrek değişiyor ve stok sıkıntısı yaşanmıyorsa. Bu durumda fiyat listesini ayda bir elle yüklersiniz, yeter.

Bağlantının nasıl kurulduğunu ERP entegrasyonu yazısında adım adım anlattık.

Ne kadar sürer, neye göre pahalanır?

Süreyi ekran sayısı değil kural sayısı belirliyor. Basit bir katalog artı sipariş formu birkaç haftada çıkar. Rol bazlı yetkilendirme, çok katmanlı fiyat, cari limit kontrolü ve ERP bağlantısı devreye girdiğinde iş aylarla ölçülür.

Maliyeti büyüten başlıca kalemler: bayi grubu sayısı, iskonto kademelerinin karmaşıklığı, çok depolu stok yapısı, çok dilli kullanım ve mevcut verinin taşınması. Ürün verisi düzensizse temizlik işi bazen geliştirmeden uzun sürüyor.

Kesin süre kapsam belgesi çıktıktan sonra verilir. Öncesinde söylenen rakamlar tahmindir ve genelde iki taraf da yanılır.

Devreye alırken nelere dikkat etmeli?

Panel bitince kapıyı açıp "buyrun kullanın" demek işe yaramıyor. Geçiş planlanmalı.

Önce birkaç bayiyle deneyin. Size en çok sipariş geçen ve teknolojiye yatkın olanları seçin, iki hafta onlarla çalışın, eksikleri tamamlayın. Sonra gruplar halinde açın.

Bu süre boyunca telefonu kapatmayın. Telefonu kesip herkesi panele zorlamak, sipariş kaybetmenin en hızlı yolu. Geçiş dönemi bittikten sonra bile bazı bayiler telefonla devam edecek, bunu kabul edin.

Bir de veriyle başlayın. Bayi listesi, fiyat grupları ve ürün bilgileri düzgün girilmeden açılan bir panelde ilk günden yanlış fiyat görünüyorsa güven bir daha gelmiyor.

Yatırım ne zaman kendini öder?

Hesabı kabaca şöyle yapın. Sipariş almakla geçen telefon süresini haftalık olarak ölçün. Buna elle giriş süresini ve hatalı sipariş yüzünden yapılan düzeltmeleri ekleyin. Bir de saha ekibinin sipariş toplamak için harcadığı zamanı katın.

Bu toplam bir kişinin tam zamanlı işine yaklaşıyorsa panel mantıklıdır. Yaklaşmıyorsa bekleyin, bu parayı başka yere harcayın.

Bir de ölçülmesi zor ama gerçek bir etki var: bayi kendi ekstresini ve stok durumunu görebildiğinde ilişki farklılaşıyor. Ne zaman arayacağını bilen bayi, belirsizlik içinde bekleyen bayiden daha çok sipariş geçiyor.

Nereden başlanır?

Önce mevcut sipariş akışınızı kâğıda dökün: sipariş nereden geliyor, kim bakıyor, kaç elden geçiyor, nerede bekliyor. Bu kâğıt olmadan yazılacak panel, mevcut karışıklığı ekrana taşımaktan öteye geçmez.

Sonra kapsam görüşmesi yapalım. Web yazılım sayfamızda bu iş için neyi teslim ettiğimiz yazıyor, daha önce çalıştığımız firmalar referanslar sayfasında. Soru sormak isterseniz iletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.