Serbest tasarımcı mı, ajans mı? Kime ne zaman uyar

Bu soru bize çoğunlukla teklif aşamasında geliyor ve cevabımız her zaman "ajans" olmuyor. Birkaç sayfalık tanıtım sitesi isteyen firmalara zaman zaman "bunu serbest çalışan bir tasarımcıyla daha hızlı ve daha az parayla yaptırırsınız" dedik. O işleri almadık. Yanlış eşleşmiş bir proje iki tarafı da yoruyor ve bunu dördüncü ayda fark ediyorsunuz.

Ayrım kalite meselesi değil. Kötü iş çıkaran ajans da var, tek başına çalışıp gayet düzgün site teslim eden tasarımcı da. Fark işin şeklinden geliyor.

Neyi satın aldığınız değişiyor

Serbest tasarımcıyla anlaştığınızda bir kişinin belirli bir süresini alıyorsunuz. Tasarımı da kodu da o yapıyor, bir aksilik çıktığında telefonu açan da o. Arada katman yok, karar döngüsü kısa.

Ajansla anlaştığınızda asıl aldığınız şey takvim. Tasarım bir kişide, yazılım başkasında, metin üçüncü kişide olabiliyor; siz bunları sıraya dizen muhatapla konuşuyorsunuz. Fiyat farkının büyük bölümü bu koordinasyondan ve birilerinin boş geçen saatlerinin de maliyete girmesinden çıkıyor.

İkisi başka şey veriyor. Biri tek kişinin hızını, diğeri birden fazla kişinin dayanıklılığını.

Serbest tasarımcı şu işlerde daha isabetli

İş bir kişinin kapasitesine sığıyorsa. Birkaç sayfa, bir iletişim formu, içeriğini kendinizin güncelleyeceği bir panel. Böyle bir projede ajansın süreç yükü size fayda olarak değil, fatura olarak dönüyor.

Kararı siz veriyorsanız. Onay için kimseye sormanız gerekmiyorsa tek kişiyle çalışmak çok hızlı yürüyor. Tasarımı akşam konuşup sabah değiştirebiliyorsunuz.

Bütçe sınırı netse. Aynı iş için serbest çalışanın fiyatı düşük çıkıyor, çünkü ofis, muhasebe ve boşta bekleyen kimse yok.

İşin tanımı tek bir uzmanlıksa. Logonuz var, metinleriniz hazır, tek ihtiyacınız sitenin tasarlanıp yayına alınması. Bu kadar sınırı belli bir iş, serbest çalışanın en güçlü olduğu yer.

Bir de şu var: iyi bir tasarımcıyla yıllarca çalıştığınızda karşınızdaki sizi ve işinizi tanıyor. Ajansta muhatap değişebiliyor ve projenin geçmişini yeniden anlatmak gerekiyor.

Ajans şu durumlarda gerekiyor

Site teslimden sonra da yaşayacaksa. Aylık güncelleme, güvenlik yaması, yedek kontrolü, arama motoru tarafında devam eden çalışma. Bunlar bir kişinin takvimine sürekli olarak sığmıyor. Sığdığı dönemlerde de o kişi büyük bir projeye girdiğinde sıra size gelmiyor.

İş birden fazla uzmanlık istiyorsa. Tasarım ayrı, yazılım ayrı, entegrasyon ayrı, reklam ayrı. Tek kişinin dördünü de iyi yapması nadir. Hepsini bir kişiden isterseniz zayıf olduğu kalemi göremiyorsunuz, çünkü karşılaştıracak başka çıktı yok.

Teslim tarihi kayamıyorsa. Fuara yetişmesi ya da sezon açılışına denk gelmesi gerekiyorsa risk hesabı değişiyor. Tek kişi hastalandığında proje duruyor; birden fazla kişi olduğunda iş devredilebiliyor.

Şirket tarafında yazılı düzen şartsa. Fatura, sözleşme, KDV, ihale evrakı, veri işleyen taahhüdü. Serbest çalışanların bir kısmı bunları verebiliyor, bir kısmı veremiyor. Satın alma süreciniz bunları zorunlu tutuyorsa konu kendiliğinden kapanıyor.

Site bir iş akışı yürütecekse. Bayi girişi, sipariş alma, ödeme, muhasebeye bağlanma. Burada asıl mesele tasarım değil, arıza çıktığında kimin bakacağı.

İki tarafa da sorulacak sorular

Ajans seçerken bakılacakları ayrı bir yazıda uzun uzun yazdık. Aşağıdakiler ikisine de sorulur ve hepsi tek bir konuyu yokluyor: bu iş siz olmadan da yürüyor mu?

1. Bu projede sizden başka kim çalışacak?
2. İki hafta ulaşılmaz olursanız siteye kim müdahale edebiliyor?
3. Kod nerede duruyor? Kişisel bir hesapta mı, şirket deposunda mı?
4. Alan adı, barındırma ve ölçüm hesapları kimin adına açılacak?
5. Teslimden sonra bir şey bozulursa ne kadar sürede dönüş alırım, bu ücretli mi?
6. Bu işi bırakmanız gerekirse devredebileceğiniz biri var mı?

Altıncı soruyu sormaktan çekinmeyin. Serbest çalışanların bir bölümü zaman içinde tam zamanlı bir işe geçiyor ya da başka bir alana kayıyor. Bunu baştan konuşmak güvensizlik değil, öngörü.

Aynı soruların ajans hali şöyle kuruluyor: bu projeyi bilen kaç kişi var, biri ayrılırsa devir nasıl oluyor, notlar yazılı mı tutuluyor.

Kişi kaybolursa elinizde ne kalıyor

En pahalı senaryo bu. Bizim gördüğümüz hali genelde şöyle: site çalışıyor ama kimse bir şey bilmiyor. Sunucu parolası bir kişide, alan adı onun kendi kayıt hesabında, kodun yedeği hiçbir yerde yok, panelin nasıl kullanıldığını anlatan tek satır yazılmamış.

Bunu önlemenin yolu teslim gününü bir tarih değil, bir liste olarak görmek. Kimden alırsanız alın şunları isteyin: panel erişimi, dosya ve veritabanı yedeği, hesapların sizin adınıza kayıtlı olduğunun teyidi, hangi servislerin bağlı olduğunu ve yenileme tarihlerini gösteren kısa bir not. Bu listenin sözleşmeye nasıl yazıldığını sözleşme yazımızda madde madde açtık.

Ajans tarafında aynı risk yok değil, şekli değişiyor. Ajanslar da kapanıyor, ekipteki kişi de ayrılıyor. Fark şu: kurumsal tarafta hesaplar ve yedekler çoğunlukla yazılı bir düzende duruyor, tek bir telefonun içinde kalmıyor. "Çoğunlukla" kelimesi burada bilinçli. Bunu da sorun, varsaymayın.

Sözleşme ve kaynak kod

Serbest çalışanla iş yapılırken sözleşme en çok atlanan adım. Bir WhatsApp yazışması ve bir fiyat, hepsi bu. Sonra kapsam tartışması çıktığında elde yazılı bir şey bulunmuyor.

Tek sayfalık bir metin bile işi görüyor: ne yapılacak, kaç revizyon turu var, hangi tarihte teslim ediliyor, bedel ne zaman ödeniyor, hesaplar kimin adına açılıyor, teslimde ne veriliyor.

Kaynak kod tarafında iki model farklı davranıyor. Serbest tasarımcı yazdığı kodu vermekte genelde sorun görmüyor, zaten o site için yazmıştır. Ajansta durum başka: sitenin arkasındaki altyapı ajansın kendi geliştirdiği bir şey olabiliyor ve başka projelerde de kullanıyordur.

Bizim kuralımız net. Kaynak kod devrini standart teslimatın parçası olarak vaat etmiyoruz, ama isteyene kapalı da değil: sözleşmede ayrı kalem olarak fiyatlanıyor ve karşılığında neyin verileceği yazılıyor. Devir istiyorsanız ilk görüşmede söyleyin, teklif ona göre çıksın. Sonradan konuşulduğunda iki taraf arasında beklenti farkı çıkıyor.

Arada duran seçenekler

İki model dışında işleyen bir yol daha var: kurulumu ajanstan alıp sonrasını kendiniz veya bir serbest çalışanla yürütmek. Tersi de oluyor, mevcut siteyi serbest tasarımcı yapmıştır ve bakımı ajansa devredersiniz.

İkincisi pratikte sık başvurulan çözüm ama bir şartı var: ilk yapan kişi düzgün bir teslim bırakmış olmalı. Bırakmadıysa devralan tarafın ilk işi durumu anlamak oluyor ve bu ayrı bir kalem.

Bütçeniz iki seçeneğin de altında kalıyorsa karar zaten bu ikisi arasında değil. O durumda şablon site yazımıza bakın; şablonun nerede yettiğini ve nerede tıkandığını orada yazdık.

Durum ve uygun seçenek

Karar iki soruya bakıyor

Şunları cevaplayın: bu site teslim edildikten sonra birinin sürekli ilgilenmesi gerekiyor mu, ve işin içinde kaç ayrı uzmanlık var?

Cevaplar "hayır" ve "bir" ise serbest tasarımcı arayın, üstelik aradan biz çıktığımız için işiniz daha ucuza gelir. Sorulardan biri bile "evet" ya da "birden fazla" çıkıyorsa ajans tarafı daha güvenli.

Bizim hangi adımlarla çalıştığımız süreç sayfasında, bakım ve kapsam kalemleri de paketler sayfasında yazılı. Baktıktan sonra "bu iş bana serbest tasarımcıyla daha uygun" diye düşünürseniz muhtemelen doğru karar vermişsinizdir. Yine de emin olmak isterseniz yazın; cevabımız satış cümlesi olmayacak.